Veel gebouwen zijn voorzien van een brandbeveiligingsinstallatie. Dit zijn bijvoorbeeld: brandmeld-, ontruimingsalarm-, sprinkler- en/of blusgasinstallaties.
De eisen waaraan deze installaties moeten voldoen komen vaak uit het bouwbesluit. Ook een eigenaar, verzekeraar of het bevoegd gezag kunnen aan deze installaties bepaalde eisen stellen.
Elke installatie moet voldoen aan een bepaalde norm en dit wordt vastgelegd, samen met andere eisen, in een document zoals bijvoorbeeld:
- Basisdocument Brandveiligheid (BdB);
- Uitgangspuntendocument (UPD) of;
- Programma van eisen (PvE).
Het is hierbij wel belangrijk dat deze documenten geldig zijn. Dat blijkt uit de geplaatste handtekening(en).
Wanneer er werkzaamheden aan brandbeveiligingsinstallaties worden uitgevoerd dient dit gerapporteerd te worden. Hierbij kan bijvoorbeeld gebruik gemaakt worden van een Rapport van inbedrijfstelling, Rapport van oplevering of Rapport van onderhoud. In deze rapporten wordt aangegeven of er onderdelen wel of niet voldoen (of niet van toepassing zijn).
In diverse normen zijn modelrapporten aanwezig. Hierin staat vaak een beperkte omschrijving van het te beoordelen punt omschreven. Er wordt meestal verwezen naar de betreffende paragraaf uit de norm. Hierin staat precies aangegeven wat beoordeeld dient te worden. Hier worden vaak fouten in gemaakt door alleen de tekst uit het rapport te lezen en niet de volledige normtekst. Hierdoor worden soms niet alle werkzaamheden uitgevoerd en verkeerde conclusies getrokken.
Er zijn zaken die buiten de verantwoording van het leverings- of onderhoudsbedrijf vallen. Toch worden in de rapporten vaak aangegeven dat de te sturen brandbeveiligingsinstallatie “voldoet”. Enkele voorbeelden:
- Vanuit een brandmeldinstallatie wordt bij een brandmelding een deurvastzetinrichting (GTV) gestuurd. De onderhoudsdeskundige heeft alleen de taak om te controleren of de sturing wordt uitgevoerd. Het controleren van alle deuren hoort niet tot het onderhoud als daar geen separate afspraken over zijn gemaakt.
- De inbedrijfsteller is niet op de hoogte of er een onderhoudsovereenkomst is. Bij het opleveren van een installatie wordt door de inbedrijfsteller toch aangegeven dat de secundaire energievoorziening voldoet.
- Bij het beoordelen van de luchtbehandelingsinstallatie wordt aangegeven dat de sturing wordt verricht. Er is onvoldoende aandacht voor het aantal sturingen. Er kunnen meerdere regelkasten aanwezig zijn.
- Vanuit een brandmeldinstallatie wordt bij een brandmelding een luchtbehandelingsinstallatie gestuurd. De onderhoudsdeskundige heeft alleen de taak om te controleren of de sturing wordt uitgevoerd. Het controleren van de actie (van 100% toe- en afvoer, recirculatie uit) hoort niet tot het onderhoud als daar geen separate afspraken over zijn gemaakt.
Bij het invullen van rapporten wordt wel eens vergeten hoe belangrijk deze rapporten zijn en hoe belangrijk het correct invullen hiervan is. Door in het rapport aan te geven wat wel en niet is gecontroleerd kan door de deskundige voorkomen worden dat hij/zij (of het bedrijf) verantwoordelijk kan worden gehouden voor zaken waar hij/zij geen verantwoording voor heeft.
Als er een ernstige calamiteit heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld een brand) dat kan het rapport als bewijs gebruikt worden in een eventueel onderzoek.